Faturayı Okuyan, Eşleştiren, Kaydeden Sistem
Gelen e-faturalar otomatik okunur, tedarikçi ve kalem bazında muhasebe kayıtlarınızla eşleştirilir — manuel veri girişi büyük ölçüde ortadan kalkar.
Fatura Geldiği Anda Verisi Sistemde
Gelen bir e-fatura, standart UBL formatında geliyorsa doğrudan yapısal olarak ayrıştırılır: tedarikçi bilgisi, kalem listesi, birim fiyatlar, tutar ve vergi detayları elle hiçbir tuşa dokunulmadan sisteme aktarılır. Tedarikçi hâlâ kağıt ya da taranmış PDF fatura gönderiyorsa devreye OCR girer — görüntüdeki tabloyu, kalem satırlarını ve toplam tutarı okuyup aynı yapısal veriye çevirir; kaynağın formatı ne olursa olsun sonuç aynı standart kayda dönüşür.
Bu otomasyon "her şeyi olduğu gibi kabul et" anlamına gelmez. Beklenen alanlardan biri eksikse, tutar okunamıyorsa ya da fatura formatı sistemin tanıdığı şablonlardan sapıyorsa, kayıt otomatik olarak manuel inceleme kuyruğuna düşer ve ilgili kişiye işaretlenir. Sistem hiçbir zaman belirsiz bir veriyi sessizce, tahminle kaydetmez — emin olamadığı her durum, bir insanın gözden geçirmesi için ayrılır.
Kaydedilen fatura, bu andan itibaren kurumun mevcut satın alma ve muhasebe verisiyle aynı sistemde yaşar: ayrı bir "faturaları tara" projesi ya da harici bir OCR aracı kurmanıza gerek kalmaz, akış PO oluşturulduğu andan itibaren zaten aynı platformdadır.
Uyuşmazlığı Sistem Yakalar, Siz Karar Verirsiniz
Okunan fatura, kalem kalem satın alma siparişine (PO) karşı otomatik olarak eşleştirilir. Sistem burada klasik üç yönlü kontrolü uygular: sipariş, mal/hizmet kabul tutanağı ve fatura — üçü de aynı miktarda, aynı fiyatta anlaşıyorsa fatura otomatik olarak onay sürecine düşer, hiçbir insan elle "bu doğru mu" diye bakmak zorunda kalmaz.
Üçü tutmuyorsa — mesela sipariş 100 adet kalemi kapsıyor ama fatura 110 adet üzerinden kesilmişse, ya da mal kabulde onaylanan fiyatla faturadaki fiyat birbirini tutmuyorsa — kayıt otomatik onay sürecine düşer ve tutarsızlığın türü (miktar farkı, fiyat farkı) belirtilerek ilgili kişiye anında bildirim gider. Kişi tek tek satırları karşılaştırmaz, sistem hangi satırın hangi nedenle uyuşmadığını zaten işaretlemiş halde önüne getirir.
Burada bir denetim kütüphanesi devreye girer: aynı tedarikçiden daha önce benzer bir tutarsızlık geldiyse (örneğin sürekli %2 yuvarlama farkı çıkan bir tedarikçi), geçmişte bu farkın nasıl değerlendirildiği referans olarak sunulur. Karar veren kişi sıfırdan düşünmez, kurumun bu tedarikçiyle ilgili daha önce verdiği kararı görerek ilerler — tutarlılık, kişiden kişiye değişen bir tercih değil, kurumsal bir hafıza haline gelir.
- OCR + UBL Ayrıştırma: UBL formatındaki e-faturalar yapısal olarak, tarama/PDF faturalar ise OCR ile otomatik okunup aynı standart kayda çevrilir.
- Manuel İnceleme Kuyruğu: beklenen bir alan eksikse ya da fatura tanınan şablona uymuyorsa kayıt otomatik olarak insana işaretlenir, sessizce tahminle kaydedilmez.
- Üç Yönlü Kontrol: sipariş, mal kabul ve fatura miktar/fiyat olarak otomatik karşılaştırılır; uyuşuyorsa onaya, uyuşmuyorsa fark türü belirtilerek ilgili kişiye düşer.
- Denetim Kütüphanesi: aynı tedarikçiden geçmişte çıkan benzer tutarsızlıklar ve o zamanki kararlar referans olarak sunulur.
- Muhasebe Entegrasyonu: onaylanan fatura otomatik olarak muhasebe kaydına dönüşür.
Fatura Onaylandığında, Kayıt Kendiliğinden Oluşur
Otomatik OCR
UBL formatındaki e-faturaların otomatik ayrıştırılması.
Kalem Eşleştirme
Tedarikçi/ürün kataloğuyla otomatik karşılaştırma.
Onay Akışı
Tutara göre çok kademeli, no-code onay süreci.
Muhasebe Entegrasyonu
Onaylanan faturaların muhasebe kaydına dönüşmesi.
Fatura Sürecinizi Birlikte Otomatikleştirelim
15 dakikalık bir demo ile, örnek bir faturanızı sistemde canlı işleyelim.
Demo Talep Et