Resmi Yazışma, Uçtan Uca İzlenebilir
Gelen ve giden evrak akışını, havale/dağıtım zincirini ve elektronik imza onaylarını tek bir sistemde yönetin — kağıt trafiğini ortadan kaldırın.
Her Belgenin Nerede Olduğu Her Zaman Belli
Kurum dışından gelen resmi bir yazı ya da kurum içinden çıkan bir talep, ilk elden itibaren sisteme kaydedilir: kamu kurumu yazışma geleneğine uygun şekilde bir sayı, tarih ve konu ataması yapılır, evrak artık kağıt üzerinde değil, izlenebilir bir kayıt olarak var olur. Kayıttan sonra evrak ilgili birime havale edilir — ve bu havale tek bir kişiyle sınırlı kalmak zorunda değildir.
Bir yazı, konusu birden fazla birimi ilgilendiriyorsa aynı anda birden fazla birime havale edilebilir; her birim kendi işlem sürecini bağımsız yürütür, kendi cevabını hazırlar, kendi onay adımlarından geçirir. Örneğin bir ihale itirazı yazısı hem Hukuk birimine hem de İhale birimine aynı anda düşebilir — biri hukuki görüş hazırlarken diğeri teknik değerlendirme yapar, ikisi de kendi ekranından ilerlemeyi görür.
Her evrak için bir süre/SLA takibi tanımlanır: bu yazının kaç gün içinde cevaplanması gerektiği baştan bellidir ve süre dolmaya yaklaştıkça ilgili kişiye gecikme uyarısı gider. Böylece "bu yazıya kim baktı, ne zamandır bekliyor" sorusu bir e-posta zinciri kazmadan, tek ekrandan cevaplanır — evrak hiçbir aşamada kaybolmaz ya da unutulmaz.
İmza Onayı, Yazışmanın Doğal Bir Adımı
Resmi yazışmalar, ayrı bir imza aracına geçilmeden, doğrudan süreç akışının bir adımı olarak nitelikli elektronik imza ile imzalanır. Yazı hazırlanır, gerekli görüş ve paraflar toplanır, sıradaki imza sahibine otomatik olarak düşer; imzalayan kişi belgeyi indirip ayrı bir masaüstü uygulamasında imzalamak zorunda kalmaz, akış onu zaten doğru sırada, doğru kişiye ulaştırır.
Bir yazının birden fazla makam tarafından imzalanması gerektiği durumlarda (örneğin önce birim amiri, sonra genel müdür yardımcısı) imza zinciri sırayla işler; her imza atıldığında bir sonraki adım otomatik tetiklenir. Yazının ekleri — teknik şartname, tutanak, fotoğraf gibi — ayrı bir dosya sunucusunda değil, DMS entegrasyonu sayesinde aynı versiyonlama ve arama yetenekleriyle saklanır; bir yazının hangi ekle gönderildiği yıllar sonra bile tek aramayla bulunur.
Dağıtım listeleri de aynı mantıkla çalışır: sık kullanılan alıcı grupları (örneğin "tüm bölge müdürlükleri") tanımlanır, bir yazı bu listeye tek seferde havale edilir ve her alıcının kendi işlem süresi ayrı ayrı izlenir. Standart yazışma şablonları ve arşivleme kuralları kurumunuzun mevcut yazışma disiplinine göre yapılandırılır — sayı formatından imza sırasına kadar her şey kurumun kendi geleneğini yansıtır.
- Çoklu Havale: bir evrak aynı anda birden fazla birime havale edilebilir, her birim kendi işlem sürecini bağımsız yürütür.
- Süre/SLA Takibi: her evrak için kaç gün içinde cevaplanması gerektiği tanımlanır, süre dolmaya yaklaştıkça gecikme uyarısı gider.
- Elektronik İmza Zinciri: nitelikli e-imza akışın bir adımı olarak çalışır; birden fazla makamın imzası gerektiğinde zincir sırayla otomatik ilerler.
- DMS Entegrasyonu: yazı ekleri (şartname, tutanak vb.) aynı versiyonlama ve arama yetenekleriyle DMS'te saklanır.
- Dağıtım Listeleri: sık kullanılan alıcı grupları tanımlanır, bir yazı listeye tek seferde havale edilir ve her alıcının süresi ayrı izlenir.
Kayıttan Arşive, Tek Sistem
Gelen Evrak
Otomatik kayıt numarası, birim havalesi.
Giden Evrak
Şablonlu yazışma üretimi, çoklu imza zinciri.
Dağıtım Listeleri
Standart alıcı gruplarına tek tıkla gönderim.
Süre Takibi
Bekleyen evrakların yaşlandırma raporu.
Yazışma Süreçlerinizi Birlikte Kuralım
15 dakikalık bir demo ile, mevcut bir yazışma akışınızı RiverAI'da canlandıralım.
Demo Talep Et